Die Anzahl der Hochzeitsgäste bestimmt, welche Locations für die Hochzeit in Frage kommen und wie viel Geld pro Person zur Verfügung steht. Kaum eine andere Frage muss früher beantwortet werden, als diese. Sie ist die Grundlage jeder Planung. Am besten lässt sich diese Zahl mit einer Excel Tabelle berechne, indem man mit Wahrscheinlichkeiten arbeitet. Oder aber man verwendet einfach eine Vorlage (siehe unten).

Die erste Gästeliste

Ein wichtiger erster Schritt ist eine Gästeliste, die alle Personen beinhaltet, denen man eine Einladung schicken möchte. Diese Liste sollte auch schon die Partner und Kinder beinhalten, die zu jedem Gast gehören. Zu diesem Zeitpunkt ist es noch nicht notwendig, Adressen, E-Mailadressen und andere Details zu sammeln.

Der Fokus dieser ersten Liste ist es, eine genauere Gästezahl zu bekommen.

Absagen schätzen

Mit Absagen muss jeder Gastgeber rechnen. Um besser planen zu können, wird oft ein Prozentsatz verwendet, mit dem Absagen berechnet werden sollen. Als Faustregel gilt, dass 10-20 Prozent der eingeladenen Gäste nicht kommen werden.

Dieser Prozentsatz ist aber leider recht ungenau, weil Gästelisten sehr unterschiedlich sind. Lade ich viele Gäste aus dem Ausland ein, oder bedeutet die Hochzeit für viele Verwandte eine lange Anreise, so steigt die Anzahl der Absagen natürlich.

Bei großen Feiern um die 200 Personen können 20 Prozent Absagen bereits Einfluss auf die Wahl der Location haben. Denn es macht einen Unterschied, ob ein Lokal Platz für 200, oder für 160 Personen hat.

Besser ist es, bei der Berechnung der Hochzeitsgäste mit Wahrscheinlichkeiten zu arbeiten.

Wahrscheinlichkeit berechnen

Um eine genauere Gästezahl zu berechnen, kann man jedem Gast eine Wahrscheinlichkeit geben. Eltern und Geschwister werden mit einer 100 oder 90 prozentigen Wahrscheinlichkeit an der Hochzeit teilnehmen. Entfernte Tanten, Cousins oder Nachbarn bekommen jeweils niedrigere Zahlen zugewiesen.

Vorschlag für Wahrscheinlichkeiten nach Art der Gäste:

Eltern / Geschwister – 100 Prozent

Familie / Enge Freunde – 80 Prozent

Freunde – 70 Prozent

Nachbarn – 50 Prozent

Sobald man allen Personen eine Wahrscheinlichkeit zugewiesen hat, bildet man daraus die Summe und teilt diese durch 100.

Beispiel: 5 Personen haben eine Wahrscheinlichkeit von 80 Prozent.

80 * 5 = 400

400 / 100 = 4

Von den 5 eingeladenen Gästen werden vorrausichtlich 4 Personen zur Hochzeit kommen.

Vorlage

Am leichtesten geht diese Planung mit einer Excel Tabelle. Hier zum Download die Tabelle, die ich für meine Planung verwendet habe. Link: Anzahl der Hochzeitsgäste berechnen.

Tipp: Während der Hochzeitsplanung sollte man diese Liste regelmäßig updaten. Sobald Gäste ab- oder zusagen sollte dies in der Excel-Liste bei den Wahrscheinlichkeiten vermerkt werden.

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